Die schweizerische Bundesverwaltung führt Microsoft 365 als neue Office-Version ein. Vorausgegangen sei eine gründlichen Prüfung und eine bereits länger andauernde Testphase, heisst es in einer Aussendung dazu. Der Bundesrat hat dafür laut Info einen Verpflichtungskredit von 14,9 Millionen Franken genehmigt. Die Migration soll bis voraussichtlich 2025 dauern.
Die aktuell bei der Bundesverwaltung eingesetzte Office-Version müsse ersetzt werden, weil wichtige Office-Anwendungen ans Ende ihres Lebenszyklus gelangt seien. Sie würden vom Hersteller Microsoft in wenigen Jahren (voraussichtlich 2026) nicht mehr unterstützt werden, begründet der Bundesrat den Umstieg.
Der Ersatz sei aussergewöhnlich, weil die Nachfolgeprodukte nur noch mit Public-Cloud-Anbindung angeboten würden. Darum habe der Bund zuerst geprüft, ob und wie diese cloud-basierten Anwendungen für die Bundesverwaltung zum Einsatz kommen könnten. Diese Abklärungen lägen nun vor und der Bundesrat habe nun den Verpflichtungskredit freigegeben. Die rechtlichen, organisatorischen und technischen Abklärungen hätten ergeben, dass Microsoft 365 in der Bundesverwaltung eingeführt werden könne. Entsprechende Grundlagendokumente wie die Rechtsgrundlagenanalyse seien auf der Internetseite der Bundeskanzlei öffentlich zugänglich.
Mit der Einführung seien technische und organisatorische Schutzmassnahmen zu treffen, damit die Software beim Bund geschützt vor dem Zugriff Dritter zum Einsatz kommen könne. So dürften die Nutzer in der Cloud von Microsoft keine besonders schützenswerten Daten und keine vertraulichen Dokumente speichern. Die E-Mails und Kalender der Mitarbeitenden der Bundesverwaltung würden weiter vom Bund selber und vor Ort in den Rechenzentren des Bundes ("On-Premises") verarbeitet und gespeichert, heisst es weiters.
Microsoft 365 werde für die gesamte Bundesverwaltung eingeführt, weil Office-Lösungen beim Bund einheitlich und zentral als sogenannter Standarddienst geführt würden. Aus diesem Grund sei für das Projekt der Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung (DTI) der Bundeskanzlei verantwortlich.
Das Projekt zur Ablösung der bestehenden Office-Lösung wurde laut Aussendung 2019 initialisiert und wird voraussichtlich Ende 2025 mit der Migration abgeschlossen sein. Die Einführung von Microsoft 365 ist demnach schrittweise ab der zweiten Hälfte 2023 geplant. Das weitere Vorgehen erfolge in enger Abstimmung mit den Departementen.
Faktisch ist die Bundesverwaltung damit heute abhängig von Office-Produkten des Herstellers Microsoft. Ein Anbieter- und Produktewechsel werde zurzeit als zu risikoreich und aufgrund der zahlreichen Abhängigkeiten zu Fachanwendungen als zu aufwendig beurteilt, so der Bundesrat in der Mitteilung. Zur mittel- bis langfristigen Reduktion der Abhängigkeit werde jedoch die Prüfung von Alternativen zu Microsoft 365 weitergeführt. Im Rahmen einer Exit-Strategie prüfe der Bereich DTI der Bundeskanzlei auch Open-Source-Alternativen.
