Auch in der Beschaffung setzen Unternehmen verstärkt auf künstliche Intelligenz (KI), um dem Einkaufsprozess mehr Effizienz und Transparenz zu verleihen. Durch die Analyse riesiger Datenmengen kann KI nicht nur die Kosten reduzieren, sondern auch Lieferantenbeziehungen verbessern und die Beschaffung eines Unternehmens grundsätzlich auf neue Beine stellen.
Gastbeitrag von Patrick Sommer, Beratungsleiter bei CNT Management Consulting
Ob in der Produktion, im Kundenservice oder im Personalwesen: der Einsatz Künstlicher Intelligenz in Unternehmen ist mittlerweile nicht mehr nur eine hilfreiche Ergänzung, sondern wird zunehmend zu einem unverzichtbaren Tool. Speziell im Hinblick auf die Effizienz innerhalb einer Organisation bietet die Künstliche Intelligenz grosse Chancen, vor allem im Einkauf. Die Einbindung von Künstlicher Intelligenz in die Beschaffung unterstützt Unternehmen nicht nur dabei, effizienter zu arbeiten, sondern auch in der Kostensenkung und der Entscheidungsfindung. Wobei eine Vielzahl an Unternehmen das Potenzial von Künstlicher Intelligenz in ihren Beschaffungslösungen noch nicht voll ausschöpft. Dagegen profitieren jene Organisationen, die sich bereits frühzeitig mit der Thematik auseinandersetzen, von der nachhaltigen Stabilisierung ihrer Lieferkette und einem erheblichen Wettbewerbsvorteil. Vor allem die Methoden Machine Learning und Advanced Analytics kommen dabei zum Einsatz.
Einer der grössten Vorteile von Künstlicher Intelligenz ist die Fähigkeit, Millionen von unstrukturierten Daten in kürzester Zeit zu analysieren und zu vergleichen. Daraus können beispielsweise in Sekundenschnelle Muster und Trends identifiziert werden. Somit weiss die Beschaffungsabteilung sofort über alternative Bezugsquellen von Materialien oder Rohstoffe Bescheid und erkennt, wo die gewünschten Produkte zu welchem Preis erhältlich sind. Besonders praktisch: die selbstlernenden Algorithmen analysieren neben internen auch externe Daten und können so Informationen rund um geopolitische Dynamiken, aktuelle Marktentwicklungen oder zu Umweltfaktoren miteinbeziehen. Durch sogenannte Predictive Analytics sind Unternehmen dazu in der Lage, frühzeitig auf Ereignisse zu reagieren, auch, wenn diese noch gar nicht passiert sind. Zum Beispiel erkennt die Software so Bedarfstrends oder schwer verkäufliche Produkte. Weil die Künstliche Intelligenz diese Erkenntnisse nahezu in Echtzeit generiert, profitieren Unternehmen von erheblichen Vorteilen gegenüber ihrer Konkurrenz.
Neben den Informationen zu den günstigsten Lieferanten der benötigten Güter hilft KI auch anderweitig dabei, Kosten einzusparen. Durch die vollständige Digitalisierung ihrer Lieferkette können Unternehmen alle benötigten Dienstleistungen und Materialien auf einer Seite verknüpfen und schaffen dadurch Transparenz über den gesamten Beschaffungsprozess. Überflüssige Ausgaben werden so erkannt und beseitigt. Die erwähnte Analyse externer Faktoren präzisiert zudem die Nachfrageprognose, optimiert Bestände und vermeidet Engpässe.
Viele Unternehmen wissen etwa nicht über die Lagerbestände ihrer Lieferanten Bescheid und können so nur schwer die eigene Produktion prognostizieren. Mit der digitalisierten Prozesskette schaffen Unternehmen sowohl Transparenz über die eigene, als auch über die Bestandssituation ihrer Lieferanten und können stets agil auf Veränderungen reagieren. Eine Software wie beispielsweise SAP Ariba in Zusammenarbeit mit den Lieferanten über das SAP Business Netzwerk für Procurement kann all diese Daten zusammenführen und sämtliche Lieferantenbeziehungen übersichtlich darstellen. Gängige Beschaffungsrisiken wie zum Beispiel die Abhängigkeit von einigen wenigen Lieferanten oder intransparente Lieferketten werden dadurch minimiert. Dies hilft bei der Identifikation von Schwächen in der Lieferkette und der Umsetzung dementsprechender Adaptionen.
Kognitive Assistenz spricht alle Sprachen
Zudem unterstützt Künstliche Intelligenz die Beschaffungsabteilung auch in Form von kognitiver Assistenz. Mit Hilfe solcher Unterstützung können Beschaffungsmitarbeitende beispielsweise Lieferanten in deren jeweiliger Landessprache fehlerfrei kontaktieren und somit eine einwandfreie Kommunikation garantieren. Intelligente Assistenten helfen ausserdem dabei, gängige Gesetze sowie Compliance-Vorschriften einzuhalten und Fehler zu minimieren, während sie die Prozesse simultan beschleunigen. Sogar die Erstellung von Verträgen ist damit möglich: die smarten Helfer können in Sekundenschnelle bestehende Dokumente überprüfen sowie analysieren und erstellen daraufhin Vorlagen. Durch die Analyse von Online-Daten erkennt und berücksichtigt der kognitive Assistent dabei auch neue Regularien und gesetzliche Vorschriften.
