Als internationaler Unternehmensberatung legt man bei Bearing Point hohen Wert auf die Verfügbarkeit aller relevanten Unternehmensinformationen für jeden Mitarbeiter. Mit einer weniger als 10 Seiten umfassenden und für jedermann verständlichen „Information and Knowledge Management Governance Policy“ ist der Umgang mit Informationen für alle Mitarbeiter geregelt.
Gastbeitrag von Stefano Manco, bei dem auf Commercial Services, Financial Services und Public Services fokussierten Beratungshaus Bearing Point für Marketing & Communications verantwortlich
Klarheit, Einfachheit und Transparenz spielen ebenso eine Rolle wie die Fairness und der Respekt gegenüber dem täglichen Handeln des Mitarbeiters. Allein die Konsolidierung von zig Richtlinien in Bezug auf den Umgang mit strukturierten und unstrukturierten Informationen erleichtert den Mitarbeitern deren Einhaltung.
Die Mitarbeiter haben nicht die Wahl, ob sie Informationen an den einen oder anderen Ort legen. Aber sie haben die Freiheit zu entscheiden, wie sie es tun. Ob Fotos von Flipcharts mit dem iPhone aufgenommen, ein E-Mail mit Anhang produziert oder in einer Community diskutiert, alle Informationen fallen automatisiert in die zugehörigen Teamräume der Projekte, Niederlassungen und sonstigen Arbeitsgruppe. Seit der Einführung der Kollaborationsplattform "Together" auf Basis von MS Sharepoint werden die Kollegen durch ihren täglichen Arbeitsprozess geführt. Natürlich bedurfte diese Toolumgebung einer entsprechenden Klassifizierung der Informationen und der Erarbeitung entsprechender Taxonomien. Nun aber werden sie beim Versuch einer E-Mail-Versendung gefragt, ob sie wirklich den Mail-Inhalt oder den Mail-Anhang versenden oder gleich in den richtigen Informationscontainer ablegen wollen. Eine Sortierung gesendeter Mail-Objekte ist nicht mehr notwendig, weil die Informationen online an den richtigen Stellen liegen und wieder gefunden werden können.
Outlook gibt es also noch, aber interne E-Mails sind nicht mehr nötig. Der durchgängige Prozess vom Erkennen einer Geschäftsmöglichkeit, über die Angebotserarbeitung mit Risikobeurteilung und Qualitätsmanagement bis zur Zusammenarbeit am einzelnen Dokument kommt ohne unstrukturierte und ungemanagte Inhalte von E-Mails aus. Benutzer werden durch die integrierte Landschaft aus mobilen Endgeräten, CRM, Collaborationstool, Suche, ERP, Dokumentablage, E-Mail-System geführt.
• Bei Bearingpoint weiss nun jeder Mitarbeiter, was Bearingpoint weiss
• Man findet in Sekundenschnelle Experten und Expertise
• Bei Bearingpoint arbeitet man gemeinsam an Inhalten und man ist mit den Richtlinien compliant
• Die Produktivität ist beim Umgang mit Unternehmensinformationen um mindestens 30 Prozent gesteigert worden
• Man hat erfahren, dass Zusammenarbeit begeistern kann – mit und ohne Tool
Die Konsolidierung der bestehenden Alt-Landschaften war ein wesentlicher Schritt auf dem Weg von Enterprise Content Administration zu Management. Dazu gehören integrierte Richtlinien, Prozesse und Tools. Andere Firmen haben bereits einige der technischen Bausteine übernommen.
