Thalwil ist eine der ersten Gemeinden im Kanton Zürich, die ihre Akten komplett digitalisiert führt. Die Digitalisierung der Verwaltung ist ein Vorbildprojekt in Kooperation mit dem Zürcher Staatsarchiv. Die Zusammenarbeit ist laut Thalwils Gemeindepräsident Märk Fankhauser und Staatsarchivar Beat Gnädinger mehrfach abgestützt.
So verpflichte das Archivgesetz das Staatsarchiv, die Gemeinden (politische Gemeinden, Schulgemeinden, Kirchgemeinden sowie Zweckverbände) bei der Verwaltung ihrer Informationen zu unterstützen. Zudem helfen drei Fachleute im Projekt «Integrierte Informationsverwaltung» seit Anfang 2013 zehn Gemeinden dabei, ihre Archive zeit- und standardgemäss zu organisieren.
Thalwils Gemeindeschreiber Pierre Lustenberger erklärt die Wichtigkeit eines professionellen Records Managements (Schriftgutverwaltung) auf Gemeindeebene. Demnach stellt diese moderne Art der Schriftgutverwaltung in erster Linie ein Organisationsprojekt und erst in zweiter Linie ein Informatikprojekt dar. Entsprechend war gemäss Projektleiter Pascal Kuster die gesamte Verwaltung an der Ausarbeitung der Projektgrundlagen beteiligt. Im Zentrum des Projektes steht gemäss Kuster ein sogenanntes aufgabenorientiertes Ordnungssystem. Seit dem 1. Januar 2015 werden in Thalwil alle Geschäfte der gesamten Gemeindeverwaltung elektronisch geführt. Alle Mitarbeitenden wurden entsprechend geschult und mit zahlreichen Unterlagen bedient, so dass die Umstellung flächendeckend durchgeführt werden konnte. Das Thalwiler Projekt hat in verschiedener Hinsicht Pioniercharakter und kann sowohl anderen Gemeinden wie auch der kantonalen Verwaltung als Vorbild dienen.
Staatsarchiv-Vertreterin Rebekka Wyler erläutert die neuen Hilfsmittel, die das Staatsarchiv den Gemeinden neu zur Verfügung stellt. Dazu gehören ein neuer Musteraktenplan (Registraturplan) für politische Gemeinden und eine Anleitung zur Neuorganisation von Ablage und Archiv bei Gemeindefusionen. Weiter hat das Staatsarchiv Basisanforderungen an elektronische Informationsverwaltungssysteme erarbeitet, die die Gemeinden bei der Beschaffung derartiger Software unterstützen sollen. Auch ein neuer Musterarchivplan und Empfehlungen zur Verzeichnung von Archivbeständen der Gemeinden stehen zur Verfügung.
