Mit der neuen IT-Infrastruktur in der Cloud ist die Administrationsarbeit für die Schweizerische Wohltätigkeitsorganisation Téléthon deutlich einfacher geworden – sogar zur Weihnachtszeit, wenn Hochbetrieb herrscht. Der Zeitaufwand für Registrierung und Betreuung der Veranstaltungen konnte deutlich reduziert werden. Zudem ist jederzeit eine aktuelle und detaillierte Übersicht zum Plüschtierbestand verfügbar. Téléthon hat das Auslaufen des Supports für Windows Server 2003 optimal für eine umfassende Modernisierung genutzt und hat nun mit Microsoft Azure und CRM Online eine stabile und kostengünstige Infrastruktur, die den Anforderungen perfekt entspricht.
Jedes Jahr um die Weihnachtszeit sammelt Téléthon finanzielle Mittel für medizinische Forschung vor allem im Bereich der Erbkrankheiten. Die Gelder stammen vor allem aus dem Verkauf von Plüschtieren, die bei Wohltätigkeitsveranstaltungen erhältlich sind. Téléthon organisiert diese Veranstaltungen und stellt die Plüschtiere bereit. Die Aktivitäten werden von zahlreichen Freiwilligen unterstützt. Im Vorjahr wurden auf diesem Weg 2,4 Millionen CHF gesammelt. Dahinter steckt ein grosser logistischer Aufwand, der durch eine neue IT deutlich reduziert werden konnte.
Die alte IT von Téléthon lief seit Jahren auf Windows Server 2003. Dieser wird ab Juli 2015 nicht mehr unterstützt. Die gesamte Logistik der Institution, die Registrierung der Events und vor allem die Koordination der vielen Freiwilligen musste auf eine neue Basis gestellt werden. Idealerweise sollte nicht nur ein technisches Upgrade der Infrastruktur erfolgen, die neue Lösung sollte auch zur Optimierung der Prozesse und einer einfacheren Zusammenarbeit der drei Standorte beitragen. Als noch Windows Server 2003 im Einsatz war, konnte nur das Hauptquartier von Téléthon in Belmont-sur-Lausanne direkt auf die Daten zugreifen. Die in Peseux und Lugano tätigen Mitarbeitenden mussten ihre Dateien lokal speichern. Externer Zugriff über eine VPN-Lösung war ungeeignet. Die Wohltätigkeitsorganisation hat deshalb 3T Technology Transfer & Training SA damit beauftragt, eine neue Lösung einzuführen. Diese sollte kostengünstig sein und ausreichend Ressourcen für die Weihnachtszeit bereitstellen, in der der Grossteil der Veranstaltungen stattfindet.
Microsoft Azure als Basis
Der neue Windows Server läuft auf der Cloud-Plattform Microsoft Azure. Die Daten werden dezentral in den Niederlassungen gepflegt und zentral auf SharePoint Online verwaltet. Dadurch können alle Mitarbeitenden direkt auf den aktuellen Datenbestand zugreifen. Microsoft Azure läuft auf Servern, die sich physisch in Rechenzentren von Microsoft befinden. Somit muss sich Téléthon nicht mehr um die Wartung kümmern. Durch die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit, die durch die mehrfachen Datenkopien und die automatische Ausfallsicherung sichergestellt wird, genügt Microsoft Azure höchsten Sicherheitsansprüchen.
Einfache und sichere Administration mit Office 365
Zusätzlich wurde Office 365 eingeführt. Exchange Online ersetzt das alte POP3-E-Mail-Service. Damit hat Téléthon eine sichere Datenablage für E-Mails. Darüber hinaus können die Mitarbeitenden auch über ihre mobilen Geräte auf ihre E-Mails und Terminkalender zugreifen, was ihre Arbeit deutlich erleichtert. Die spürbarste Veränderung brachten die SharePoint Dokumentenbibliotheken. Früher haben die Mitarbeitenden Daten auf altmodische und vor allen sehr unsichere Art und Weise übertragen: Man kopierte die Dateien auf USB-Speichersticks und für die wöchentlichen Meetings der drei Niederlassungen wurden zahllose Dokumente ausgedruckt. Mit SharePoint sind nun alle Informationen zentral gespeichert und von allen Standorten kann man jederzeit darauf zugreifen. Das bringt nicht nur höhere Datensicherheit, es führt vor allem zu einer deutlich effizienteren Wartung.
Echtzeit-Informationen mit CRM Online
Für die Administration der Kundeninformationen wird CRM Online verwendet. In der Vergangenheit hat Téléthon Excel-Dokumente verwendet, um die annähernd 300 Veranstaltungen, die während der Weihnachtszeit stattfinden, zu registrieren und verwalten. Kontaktdaten, Veranstaltungsorte, die Menge der erforderlichen Plüschtiere, Lieferadressen – sämtliche Informationen wurden in einer Sammlung aus Excel Dateien gespeichert. Es dauerte relativ lange, um den Bestellprozess für Plüschtiere abzuwickeln. Nach der Erfassung der Bestellung stand eine Reihe von nachbereitenden Arbeiten an: die Produktionsüberwachung oder die Versandvorbereitung waren nur einige dieser äusserst zeitintensiven Aktivitäten. Ausserdem wurde sehr viel Zeit für die doppelte und dreifache manuelle Überprüfung der Informationen aufgewendet. CRM Online wurde dieser zeitraubende Verwaltungsaufwand hinfällig. Jetzt greifen alle Mitarbeitenden online auf das CRM-System zu, bekommen alle benötigten Informationen und können unterschiedlichste Transaktionen in einem Tool durchführen.
Ob es sich um die Erfassung einer einfachen Anfrage oder die Abfrage eines Berichts zur Überprüfung des Bestands an Plüschtieren handelt – die vorliegenden Informationen sind in Echtzeit abrufbar. Die Zeitersparnis ist enorm. „Bislang haben wir zwischen 30 und 40 Minuten benötigt, um einen Event mit unseren Excel Tabellen zu registrieren. Mit CRM Online lässt sich dies in 5 bis 10 Minuten bewerkstelligen“, so Leena Fasola, Head of Operations von Téléthon. Im CRM-Tool sind auch Berichte über vergangene Veranstaltungen und Absatzzahlen verfügbar. Diese wiederum bilden die Basis für eine präzise Planung zukünftiger Veranstaltungen und eine vorausschauende Plüschtierproduktion.
www.telethon.ch
Microsoft Partner:
3T Technology Transfer & Training SA ist ein IT-Unternehmen welches 1982 gegründet wurde und Dienstleistungen und Lösungen rund um IT anbietet. Die Philosophie von 3T basiert auf drei Grundprinzipien: Qualitätsanforderungen, Kundendienst und Transparenz. Das Unternehmen 3T verfolgt einen kundenorientierten Ansatz und misst dem Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen eine hohe Bedeutung bei. Zu den Kunden zählen kleine und mittelgrosse Unternehmen aus den verschiedensten Branchen (Dienstleistungssektor, Industrie, internationale Unternehmen), die hohe Anforderungen im Hinblick auf Mobilität, Informationsaustausch und proaktiv verwaltete Kundenbeziehungen führen. Seit 1997 ist 3T ein Microsoft Partner mit Gold Small and Midmarket Cloud Solutions Kompetenz. Das Unternehmen gehörte zu den ersten Anwendern der Microsoft Cloud-Lösungen sowie Office 365 und Microsoft Azure. Es implementiert Cloud-basierte und hybride Szenarien zu minimalen Investitionskosten und innerhalb eines sehr engen Zeitrahmens.
