Die Projektvorhaben von Unternehmen werden immer komplexer und anspruchsvoller. Flexibilität ist deshalb das wichtigste Kriterium, das eine Projektmanagement-Software erfüllen muss. Dies geht aus einer Studie hervor, die InLoox zusammen mit der Ludwig-Maximilians-Universität (LMU) München durchgeführt hat.
Befragt wurden 135 Projektleiter, Führungskräfte und Personen mit Projekterfahrung, hauptsächlich aus der Informations- und Kommunikationsbranche, dem Dienstleistungssektor und dem verarbeitenden Gewerbe. Die Mehrheit von ihnen (82 Prozent) hat derzeit schon eine Projektmanagement-Software im Einsatz. 69 Prozent der Befragten waren zudem an der Erstanschaffung bzw. am Wechsel der Softwarelösung beteiligt.
Die Projektlandschaft verändert sich. Das gibt ein Grossteil der Befragten in der Studie an. Projekte werden immer komplexer, weil Kunden ihre Anforderungen schneller ändern und ihre Ansprüche steigen. Auf diese Herausforderung müssen Unternehmen reagieren, um im Wettbewerb bestehen zu können. Für 81 Prozent der Befragten führten Probleme, im Projektalltag den Überblick zu behalten, zur Suche nach einer Projektsoftware. 73 Prozent gaben die steigende Bedeutung der Projektarbeit im Unternehmen als ausschlaggebenden Grund für die Beschäftigung mit dem Thema an und für 58 Prozent war die fehlende Effizienz innerhalb der Projektarbeit ein wichtiges Motiv.
Neben dem Optimierungsgedanken führen aber auch akute Probleme in Projekten zur Auseinandersetzung mit dem Thema Projektsoftware: Bei 52 Prozent der Teilnehmer waren schon einmal Informationen im Projektalltag untergegangen, bei 45 Prozent war eine ungleiche Ressourcenauslastung und bei 44 Prozent Probleme durch die fehlende Projektdokumentation die Ursache für die Beschäftigung mit dem Thema. Die Befragten konnten jeweils mehrere Gründe angeben.
Auch die Experten in den qualitativen Interviews sahen den Optimierungsgedanken als hauptsächlichen Bedarfsauslöser, weil, so einer der Befragten, "man sich nicht mehr in der Lage gesehen hat, eben diese Grösse von Projekten mit Excel oder Bauchgefühl zu steuern." Während der Optimierungsgedanke dazu führt, dass eine Projektmanagementlösung im Unternehmen eingeführt wird, steht und fällt die Kundentreue mit der Anwenderfreundlichkeit und der Flexibilität. Bei 70 Prozent der Befragten führte eine unternehmensinterne Veränderung zum Produktwechsel, weil das bisherige Produkt sich nicht an die neuen Gegebenheiten anpassen liess. Fehlende Usability war für 58 Prozent der Grund für einen Produktwechsel.
Produktentscheidung ist Chefsache
Die Einführung einer PM-Lösung ist laut Studienergebnissen "Chefsache" - das Top-Management ist in allen Phasen der Auswahl entscheidend beteiligt. Der Impuls für die Suche nach einer PM-Software geht in 27 Prozent der Fälle vom Projektmanager aus, doch in immerhin 22 Prozent der Fälle auch von der Geschäftsführung. Die letztliche Entscheidung für ein Produkt liegt dann in 37 Prozent der Fälle wiederum bei der Geschäftsführung, gefolgt von der Abteilungsleitung mit 25 Prozent.
Dass Projekte reibungslauf ablaufen, ist heute schon wesentlich für Unternehmen und wird künftig noch wichtiger werden, ist der Studie weiters zu entnehmen. Über 70 Prozent der Befragten bescheinigen demnach der Projektarbeit eine wachsende Bedeutung in ihrem Unternehmen und nahezu alle Teilnehmer sehen erfolgreiches Projektmanagement als einen oder sogar den wichtigsten Wettbewerbsvorteil der Zukunft an. Bereits heute ist der mobile Mitarbeiter in vielen Unternehmen gang und gäbe, gearbeitet wird von unterschiedlichen Endgeräten und Standorten aus. Zeitliche und örtliche Flexibilität lautet deshalb die Erfolgsformel des modernen Projektmanagements, da ist sich das Gros (85 Prozent) der Umfrage-Teilnehmer sicher.
