Stapelweise Sitzungspapiere ausdrucken und versenden ist beim Verwaltungsrat von Helvetia Vergangenheit. Stattdessen kommuniziert das oberste Exekutivorgan des Versicherungsunternehmens mit Hauptsitz in St. Gallen künftig mit der Zusammenarbeitslösung Brainloop Secure Boardroom für Verwaltungsräte.
Dabei werden die Sitzungsunterlagen des Gremiums in der hochsicheren Schweizer Cloud geteilt, bearbeitet und in einer selbstgestalteten Struktur archiviert. Die Verwaltungsräte greifen mit dem iPad auf die Dokumente zu und können diese auch im Offline-Modus bearbeiten, werden sie doch laufend auf dem Gerät repliziert. Ein integriertes Tool für elektronische Abstimmungen erlaubt es überdies, Zirkulationsbeschlüsse zu fällen und die Resultate revisionsgerecht abzulegen.
„Früher mussten für die Sitzungen des Verwaltungsrates jedem einzelnen Teilnehmenden die Unterlagen ausgedruckt zugestellt werden. Dies war logistisch aufwendig, stehen doch nicht selten Dokumente erst kurz vor den Sitzungsterminen zur Verfügung“, erläutert dazu Christophe Niquille, Generalsekretär des Verwaltungsrates bei Helvetia. Wichtig bei der Wahl von Brainloop sei gewesen, dass es sich beim Secure Boardroom um eine Cloud-Lösung handle, die ohne Implementierungsaufwand eingeführt werden könne. Damit sei man bei der Einführung der Lösung nicht auf die eigene IT-Abteilung angewiesen gewesen. „Wir kommen zudem auch ohne den internen Support zurecht“, betont Niquille.
Mit Brainloop Secure Boardroom legen Verwaltungsräte vertrauliche Informationen in einem sicheren Datenraum ab. Verschiedene Funktionalitäten wie die Mobile App für Tablets und die Möglichkeit, Beschlüsse im Umlaufverfahren zu fassen, sollen die Arbeit im Top-Management und Unternehmensüberwachung vereinfachen.
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