FHS St. Gallen automatisiert Datenaustausch und Reporting mit Pentaho

Die interdisziplinäre FHS St. Gallen nutzt seit 2012 eine "Campuscard" als Studierenden- und Mitarbeitenden-Ausweis und Legitimationskarte. Die multifunktionale Karte kann für den bargeldlosen Zahlungsverkehr in der Mensa, der Cafeteria, für die Verpflegungs- und Kaffeeautomaten sowie zum Drucken und Kopieren eingesetzt werden. Hierzu wird die Karte als Prepaid-Karte entweder mit Bargeld an Ladestationen oder mittels Kreditkarte über ein Webportal aufgeladen. Zusätzlich dient sie auch als Identifikations-Medium für das Schließsystem.

Um den Austausch der vom Kartensystem generierten Daten mit dem ERP-System zu erleichtern, suchte die FHS St. Gallen nach einer Schnittstellenlösung, mit der die zeitaufwendige manuelle Bearbeitung automatisiert werden konnte. Nach der Prüfung mehrerer Produkte entschieden sich die Ostschweizer letztlich für die Enterprise Edition von Pentaho. Diese verfügt den Angaben gemäss auch über umfangreiche Job Scheduling Services, die es erlauben, das Extrahieren, Transformieren und Bereitstellen der Daten vollständig und auf wiederkehrender Basis zu festgelegten Terminen zu automatisieren. Zudem erlaubt die Anbindung des Berechtigungsmanagements an das LDAP-Serververzeichnis ein Benutzermanagement auf einer sehr differenzierten Ebene.

Mithilfe der Lösung hat die Hochschule eine Schnittstelle zwischen ihrem "CampusCard"-System und dem ERP-System in die Tat umgesetzt. Dazu gehören die Daten, die von den Verpflegungs- und Kaffeeautomaten, den verschiedenen Kassensystemen, sowie von den Druck- und Kopiertransaktionen anfallen. Die Finanzabteilung, Kostenstellenzuständige und ein externer Dienstleister erhalten täglich einen Überblick über ihre Kosten und Umsätze und können bei Bedarf selbstständig weiterführende Analysen durchführen. Diese Daten werden dazu täglich automatisch aus den Quellsystemen extrahiert und in Form vordefinierter Berichte, die mit der Reporting-Lösung des Anbieters erstellt wurden, an die Administration und an den externen Caterer automatisch als Excel-Datei via Email gesendet. Darüber hinaus können auch die Kostenstellen-Verantwortliche die User-Konsole selbständig nutzen, um die aktuellen Daten über Kostenstellenbelastungen in der Form eines Berichts herunterzuladen.

Die Business-Analytics-Lösung läuft bei der FHS St. Gallen in einer traditionellen BI-Umgebung mit Oracle Datenbank und Microsoft SQL Server. Für die Zukunft sei geplant, das Evaluierungssystem und das Studienadministrationssystem ebenfalls in Pentaho einzubinden, um Statistiken für das Management und die Verwaltung zu automatisieren.

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