Auf der Basis von leistungsfähigen Multifunktionsdruckern bietet HP eine integrierte Content-Management- und Workflow-Lösung, die unstrukturierte Daten in der Cloud verwalten lässt.
Von Adrian Müller, Country General Manager der Printing and Personal Systems von HP Schweiz
Die Datenberge in den Unternehmen wachsen von Tag zu Tag. Gemäss dem Marktforschungsunternehmen IDC verdoppelt sich die Informationsmenge auf der Welt etwa alle 18 Monate. Diese Datenflut stellt auch die Unternehmen in der Schweiz vor grosse Herausforderungen und es sind Lösungen gefragt, die ein effizientes und kostensparendes Dokumenten-Management ermöglichen.
Stecknadel im Heuhaufen
Dabei gilt es gleich drei zentrale Problemstellungen zu bewältigen: Erstens muss die schiere Datenmenge verarbeitet werden können – je grösser der Datenberg, desto schwieriger fällt es, bestimmte Informationen wieder zu finden oder die Daten so auszuwerten, dass sich im Sinne von Business Intelligence unternehmensrelevante Informationen daraus herleiten lassen. Zweitens ist ein Grossteil der Dokumente an regulatorische Auflagen gebunden: Bestimmte Akten sind zwingend für einen vorgegebenen Zeitraum aufzubewahren. Für viele Dokumente ist oft auch ein bestimmter Workflow zu definieren – das heisst, dass ein Dokument an verschiedene Adressaten zur Freigabe gesandt und an einem ganz bestimmten Ort abgelegt werden muss. Hinzu kommt, dass Unternehmen ihre sensiblen Daten schützen müssen, indem der Zugriff auf bestimmte Dokumente reguliert wird. Dies kann über die Beschränkung der Zugriffsrechte auf digitalen Dokumenten, oder die physische Lagerung in abgeschlossenen Räumen erfolgen. Letzteres führt aber gleich zur dritten Herausforderung: Es wachsen nicht nur die digitalen Datenberge, sondern auch die ganz traditionellen Papier-basierenden Informationen, wie etwa Rechnungen oder Korrespondenz, was in Unternehmen auch zu einem Platzproblem werden kann. Das „papierlose Büro“, das einen vollständig elektronischen Datenaustausch ermöglicht, ist auch im «digitalen Zeitalter» weiterhin eine Illusion.
Integriertes Konzept
Notwendig ist deshalb eine Lösung, die den Unternehmen hilft, die Datenflut möglichst effektiv und effizient zu bewältigen und den Anteil physischer Papier-Dokumente signifikant zu reduzieren. Die gute Nachricht ist, dass die Voraussetzung für eine solche Lösung in vielen Unternehmen schon im Einsatz ist: Es handelt sich dabei um die allgegenwärtigen Drucker, die nicht nur für den wachsenden Papierberg verantwortlich sind, sondern auch dabei helfen können, diesen abzutragen und zu verwalten. Möglich wird dies durch technologische Entwicklungen der letzten Jahre. Im Gegensatz zu den herkömmlichen Druckern sind heute vielfach Multifunktionsdrucker (MFPs) im Einsatz. MFPs sind mit einem leistungsfähigen Scanner ausgerüstet, der es erlaubt, sehr viele Dokumente schnell und fehlerfrei einzulesen. Optical Character Recognition (OCR) ermöglicht es ausserdem, die Papier-Dokumente in editier- und lesbare PDF-Dokumente umzuwandeln. Aus traditionellem Papier wird so im Handumdrehen eine digitale Datei, die bearbeitet werden kann und sich platzsparend archivieren lässt. MFPs sind schon länger auf dem Markt und die Möglichkeit, Dokumente zu scannen und in lesbare PDF-Dateien umzuwandeln vielerorts längst Standard. Dennoch stellen die Archivierung, die Einbindung in definierte Workflows und das Dokumenten-Management viele Unternehmen immer noch vor grosse Herausforderungen, was mit ein Grund dafür ist, dass nach wie vor viele Dokumente in Papier-Form anstatt digital abgelegt werden.
HP begegenet dieser Herausforderung, indem das Unternehmen drei Technolgien kombiniert, zu einer einzigartigen Gesamtlösung konfektioniert und seinen Kunden damit eine Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) quasi „ab Stange“ bietet. Dabei wird ein leistungsfähiger MFP von HP, die Public Cloud (oder allenfalls eine vorhandene Private Cloud) sowie die Software Autonomy gebündelt. Mit letzterer lassen sich unstrukturierte Daten wie E-Mails, Rechnungen, Kundenbriefe und ähnliches durchforsten.
Enterprise Content Management in der Cloud
MFPs sind dabei das zentrale Bindeglied zwischen einer integrierten ECM Lösung und den nach wie vor zahlreich vorhandenen Papier-Dokumenten. Mit MFPs lassen sich Dokumente nicht nur mit hoher Geschwindigkeit einscannen, sondern die Dokumenten können direkt im ECM-System in der Cloud abgelegt werden. Zudem lassen sich für die jeweiligen Dokumenttypen ganz spezifische Workflows definieren: Bestimmte Akten beispielsweise sind automatisch und direkt an die Rechtsabteilung zu schicken und in einem ganz bestimmten Verzeichniss in der Cloud zu speichern. Die Daten können schlussendlich in der Private Cloud oder in der Public Cloud von HP abgelegt werden. Letztere bietet ausgesprochen hochwertige Suchfunktionen und hat auch den Vorteil, dass sich sehr leicht Zugriffsrechte auch für nicht Betriebsangehörige definieren und kontrollieren lassen. Das hat den Vorteil, dass Berechtigte jederzeit und von überall her Zugriff auf diese Dokumente haben, was mit der zunehmenden Mobilität im Berufsleben immer wichtiger wird. Zudem wollen die Mitarbeitenden auch von jedem Device auf ihre Daten zugreifen können: Smartphone, Tablet, PC und natürlich auch die Drucker selbst – alle haben Zugriff auf die diejenigen Bereich der Cloud, für deren Zugriff sie berechtigt sind.
Clevere Suchfunktion und Sicherheit
Die Integration von MFP’s, HP Public Cloud und Autonomy bietet insbesonderen KMU, die keine eigene Private Cloud haben, eine schnelle, kostengünstige und sichere Lösung für ihr Dokumenten-Management. Ein starkes Argument ist dabei insbesondere die Software Autonomy: diese bietet ausgeklügelte Suchmechanismen, die Dokumente jederzeit wieder auffindbar machen. Mit Hilfe von ‚Meaning Based Search‘ werden auch Dokumente gefunden, die nicht direkt dem Suchbegriff entsprechen, aber mit dessen Bedeutung zusammenhängen. Das System versteht beispielsweise, dass beim Suchbegriff „Krankenschwester“ auch Dokumente mit dem Begriff „Pflegefachfrau“ relevant sind. Daneben lässt sich die Suche fokussieren etwa hinsichtlich Dokumenttyp oder Zeit, was die Suche wesentlich erleichtert.
