Die Schweizer Convenience- und Food-Service-Anbieterin Valora stand vor der Herausforderung, ein neues rechtskonformes Archiv für ihre Personaldossiers in SAP aufzubauen. Das Unternehmen setzte bei der Realisierung auf die in Zürich domizilierte Arcplace, die eine neue Archivlösung für die bestehende SAP-Systemlandschaft entwickelte und fast 400’000 vorhandene Dokumente aus dem bestehenden ins neue Archiv transferierte.
Basierend auf der Archivsoftware von KGS hat Arcplace gemäss Mitteilung eine Lösung für die Ablage neuer HR-Dossiers in SAP und die Übernahme der bestehenden Dossiers umgesetzt. Die vorhandene Scanning-Infrastruktur wurde demnach so angepasst, dass Dokumente mit ihren Metadaten mit dem SAP-System verknüpft und ins KGS Contentserver4Storage-Archiv übernommen werden können. Mit der Erweiterung KGS Zadoc sei zudem die standardisierte Archivelink-Schnittstelle von SAP um die Fähigkeit ergänzt worden, zusätzliche Attribute zu verarbeiten und SAP-unabhängige Zugriffe zu ermöglichen. In nur zwei Tagen seien die bestehenden 400’000 Dokumente vollständig durch Arcplace ins neue rechtskonforme KSG SAP-Archiv überführt worden, heisst es.
Mit der neuen Lösung soll Valora nun neu angelegte Personaldossiers ohne Medienbrüche und voll integriert in die SAP-Systemlandschaft archivieren können. Zudem würden die gestiegenen Compliance-Anforderungen erfüllt. Die rechtskonform archivierten Dossiers stehen den Mitarbeitenden gemäss den Arcplace-Angaben direkt in SAP HCM zur Verfügung. Durch die Übernahme des bestehenden Berechtigungskonzeptes von SAP HCM könne der Zugriff auf die Dossiers neu sehr differenziert gesteuert werden. Die Struktur der Personaldossiers sei in enger Zusammenarbeit zwischen dem HR von Valora und Arcplace optimiert und an die aktuellen Arbeitsprozesse angepasst worden.
