Mit Microsoft Viva lanciert Microsoft eine neue Plattform, die es Nutzern in digitalen Büros von Unternehmen erleichtern soll, miteinander zu kommunizieren, Wissen auszutauschen und auf Unternehmensressourcen zuzugreifen. Zudem soll Viva auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern, wie der Konzern aus Redmond meint. Microsoft Viva setzt sich aus den vier Anwendungen Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning und Viva Topics zusammen und wird als Teil von Microsoft 365 in erster Linie in Microsoft Teams genutzt.
Microsoft reagiert mit Microsoft Viva letztlich auf die Corona-bedingten starken Veränderungen des Arbeitsplatzes in den letzten zwölf Monaten. Früher als von vielen Arbeitgebern geplant, haben sich die Arbeitsplätze in das Home Office verlagert, weshalb die Arbeitnehmer entsprechende Werkzeuge benötigen, um effizient miteinander arbeiten zu können. So scheint denn Viva auch als eine Online-Variante des gewohnten Büros gedacht, aus welchen die Mitarbeiter in Unternehmen derzeit physisch verbannt sind. "Viva wird Unternehmen in die Lage versetzen, ihre fragmentierten Arbeitsplatz-Tools zu integrieren und sie im Arbeitsfluss einzusetzen," kommentiert dazu Josh Bersin, Research-Analyst und anerkannter Experte für Employee Experience-Technologie.
Microsoft Viva baut auf Microsoft 365 und Microsoft Teams auf und will nach dem Willen des Redmonder Software-Riesen die Erfahrung der Mitarbeitenden in den vier Schlüsselbereichen Engagement, Wohlbefinden, Lernen und Wissen kombinieren.
Was die Anwendungen von Microsoft Viva nach Angaben des Herstellers alles können:
Viva Connections: Diese App bietet Beschäftigten via Microsoft Teams einen persönlichen Einstiegspunkt in ihren digitalen Arbeitsplatz. Mitarbeitende finden hier kuratierte Inhalte, News aus dem eigenen Unternehmen, Richtlinien oder auch eine Übersicht der Arbeitgeberleistungen. Es ist möglich, Communitys beizutreten und mit ihnen zu interagieren – alles über eine für Unternehmen individuell anpassbare App in Microsoft Teams. Die Connections-App für Teams wird im ersten Halbjahr 2021 für den Desktop verfügbar sein, eine mobile App folgt später in diesem Jahr.
Viva Insights:
Mit dem Wandel der Arbeitswelt hin zu hybriden Arbeitsmodellen verschwimmen die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben. Die neue Arbeitssituation wirkt sich auch auf das Wohlbefinden der Menschen aus: Laut aktuellen Studien fühlt sich fast jeder Dritte (30 Prozent) ausgelaugt bei der Arbeit. Damit Mitarbeitende eine Balance zwischen Arbeit und Wohlbefinden finden, braucht es die richtigen Voraussetzungen für eine gesunde Unternehmenskultur. Viva Insights unterstütze Einzelpersonen und Unternehmen dabei mit datengestützten Erkenntnissen und Empfehlungen, so Microsoft. Persönliche Einblicke sollen Mitarbeitenden helfen, regelmässige Pausenzeiten wahrzunehmen, sich Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten einzurichten und die Beziehung zu KollegInnen zu stärken. Diese Einblicke sind demnach nur für die jeweilige Person sichtbar, nicht für Führungskräfte und auch nicht für die IT. Die für Viva Insights genutzten Daten sind demnach genauso umfassend geschützt wie Informationen in E-Mails, im Kalender oder Microsoft Teams und enthalten dabei weder Text, noch Anhänge oder identifizierende E-Mail-Adressen. Zudem würden keine als privat, vertraulich oder rechteverwaltet gekennzeichneten E-Mails verarbeitet und Dashboards zeigen keine persönlichen Daten an.
Damit Mitarbeitende eine Balance zwischen Arbeit und Wohlbefinden finden könnten, brauche es die richtigen Voraussetzungen für eine gesunde Unternehmenskultur, betont Microsoft. Viva Insights ermögliche es Führungskräften, Entwicklungen auf der Team- und Organisationsebene zu erkennen und bessere Arbeitsbedingungen zu schaffen. Diese sollen aus aggregierten und anonymisierten Daten gewonnen werden, um die Privatsphäre der MitarbeiterInnen zu schützen und keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zu ermöglichen. Zudem sei für eine Datenanalyse, die Führungskräfte für ihr Team durchführen möchten, eine Mindestgrösse von zehn Personen notwendig.
Aufbauend auf den bereits bestehenden Strukturen des Unternehmens sei es mit Viva Insights weiters möglich, Linkedins Mitarbeiterbindungs-Plattform Glint oder Daten von Drittanbieter-Tools wie Zoom, Slack, Workday und SAP Successfactors anzubinden. Die Viva Insights-App in Teams und das neue Dashboard für gemeinsame Kunden von Viva und Glint sind jetzt in der öffentlichen Vorschau verfügbar.
Viva Learning: Die Anwendung "Viva Learning" schafft den Angaben zufolge einen zentralen Hub für das Lernen in Microsoft Teams und setzt auf künstliche Intelligenz (KI), die die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit empfiehlt. Die Funktion soll Unternehmen dabei helfen, eine Lernkultur aufzubauen und Weiterbildung zu einem selbstverständlichen Teil des täglichen Arbeitens werden zu lassen. Viva Learning bündelt verschiedene Trainingskurse und kurze Lerneinheiten, damit sie für alle Beschäftigten einfach auffindbar sind und weiterempfohlen werden können. Neben der Einbindung unternehmenseigener Inhalte können auch Inhalte von Linkedin Learning, Microsoft Learn, Drittanbietern wie Skillsoft, Coursera, Pluralsight und edX in Microsoft Viva integriert werden. Die Viva Learning-App ist ab sofort in der privaten Vorschau verfügbar und werde im Laufe des Jahres eingeführt. Zudem werde eine Integration mit führenden Lernmanagementsystemen wie Cornerstone OnDemand, Saba und SAP SuccessFactors angeboten.
Viva Topics:
Wissen nutzbar machen, ohne aktiv danach suchen zu müssen, soll Viva Topics ermöglichen. Untersuchungen hätten gezeigt, dass der Zeitaufwand für die Suche nach Informationen pro Jahr bei etwa sieben Wochen pro Person liegt, so Microsoft. Gerade neue Mitarbeitende stünden vor einer grossen Herausforderung, wenn es um die Recherche gehe. Viva Topics vereine künstliche Intelligenz (KI) und menschliche Expertise und organisiere unternehmensweite Inhalte und Fachwissen automatisch, z.B. zu laufenden Projekten, Produkten, Prozessen oder Kunden, heisst es weiters. Viva Topics zeige automatisch Themenkarten in Konversationen und Dokumenten in Microsoft 365 und Microsoft Teams an. Mit dem Klick auf eine Karte öffne sich eine Themenseite mit den zugehörigen Dokumenten, Konversationen, Videos und ExpertInnen. So erhielten Mitarbeitende die Möglichkeit, das kollektive Wissen ihrer Organisation für den täglichen Gebrauch zu nutzen, ohne dabei die gerade genutzte Anwendung verlassen zu müssen. Neben Inhalten aus Microsoft 365 sei Topics dazu in der Lage, Wissen aus einer Vielzahl von Drittanbieterdiensten wie Servicenow und Salesforce zu integrieren. Viva Topics ist ab sofort als Add-on in Microsoft 365-Plänen für die kommerzielle Nutzung vorerst für englischsprachige Inhalte verfügbar.
