Startbildschirm von Odoo (Bild: zVg)

Insellösungen und Altsysteme stellen Unternehmen beim Einsatz von CRM-Systemen immer wieder vor Probleme: Wegen fehlender Integration können Prozessautomatisierungen nicht oder nur mit deutlichem Mehraufwand umgesetzt werden. Zudem erschweren sie reibungslose Workflows, erfordern manuelle Nacharbeit und bereiten mit zahlreichen Schnittstellen und Updates der einzelnen Anwendungen schnell unnötige Schwierigkeiten. Eine integrierte Lösung, die sämtliche Geschäftsbereiche abdeckt und flexibel an die eigenen Unternehmensanforderungen angepasst werden kann, schafft hier Abhilfe.

Gastbeitrag von Nadja Müller, Journalistin für Wordfinder und Reiner Hannaske, Account Manager Intero Technologies

Ein CRM-System, das Teil einer Softwarelandschaft ist, die von Insellösungen geprägt ist, verursacht Ineffizienzen und Schwächen im Arbeitsalltag. Das grösste Problem liegt dabei in der fehlenden Integration der Systeme: Fachbereiche arbeiten losgelöst von anderen Abteilungen mit eigenen Tools, die Anwendungen können nicht effizient miteinander kommunizieren und es findet kein Datenaustausch statt. Das macht abteilungsübergreifende Prozesse sehr ressourcenintensiv: Daten müssen wegen der Medienbrüche mehrfach eingegeben oder ausgetauscht werden, was zu Informationsverlusten, Lücken und Fehlern führt.

All das verschlechtert die Daten- und Prozesssicherheit, verzögert Abläufe und verursacht zusätzlichen Arbeitsaufwand, da mehr Abstimmung zwischen den Bereichen nötig wird. Eine Prozessautomatisierung ist gar nicht oder nur mit hohem Aufwand möglich. Die negativen Effekte der verzögerten Abläufe summieren sich: Die Kundenzufriedenheit sinkt, weil Anfragen erst spät beantwortet werden und auch die Mitarbeiter sind unzufrieden, da die Workflows haken und sie vieles in aufwändiger Handarbeit selbst erledigen müssen.

Zudem sind Insellösungen oft nicht individuell anpassbar, was den Workflow einschränkt. Ein weiteres Problem stellt die Releasefähigkeit dar: Bei Updates können Konflikte mit anderen Systemen entstehen und für alte Lösungen stehen womöglich gar keine Aktualisierungen mehr zur Verfügung. Insgesamt können zukunftsweisende Potenziale nicht gehoben werden, denn Analysen und Auswertungen werden aufgrund fehlender Datenintegration erschwert. Es gibt kein einheitliches, konsistentes Datenmodell, stattdessen ist die Zusammenstellung von Informationen aus einer grossen Zahl verschiedener Anwendungen nötig.

Vorteile einer integrierten CRM-Lösung

Mit integrierten Lösungen ist dies anders: Eine einheitliche Systemumgebung bindet die massgeblichen Geschäftsprozesse in ein zentrales Software-All-in-One-Paket ein, das alle Geschäftsbereiche abdeckt. Das Programm Odoo beispielsweise bietet eine Funktionsbreite mit etwa 50 Basic Apps: Neben CRM, unter anderem für Vertrieb, Projekt, Buchhaltung, E-Mail-Marketing oder Website. Da die Apps in die Software integriert sind ermöglicht dies einen automatischen Datenaustausch, der ohne Schnittstellen auskommt. Anstelle mehrere unabhängige Datensilos zu schaffen, greifen die Apps auf einen einheitlichen Datenbestand zu, der in einer zentralen Datenbank abliegt.

Eine solche Lösung ermöglicht zudem eine effiziente Administration: Systemadministratoren müssen für eine Vielzahl an Anwendungsoptionen nur eine Software verwalten. Der Aufwand für Wartung, Pflege und Fehlerbehebung wird deutlich reduziert. Eine einheitliche Lösung erleichtert zudem Usermanagement und Rechtevergabe.

Der Funktionsumfang von Odoo wird durch jährliche Versionsupdates ständig erweitert und an aktuelle Marktanforderungen angepasst. Als weiterer Vorteil erweist sich dabei, dass die Business-Software als Open Source Lösung zur Verfügung steht und eine grosse Community besitzt. Diese erkennt Trends schnell und erweitert die Basic Version regelmässig um neue Funktionalitäten. Auch die zusätzliche Entwicklung eigener Apps ist möglich.

Das Programm ist bereits out of the box nutzbar, kann jedoch flexibel an individuelle Anforderungen angepasst werden; Unternehmen können zudem mit wenigen Apps starten und bei Bedarf weitere hinzufügen. Zur Funktionserweiterung stehen mehr als 20.000 teilweise kostenfreie Apps zur Verfügung. Das flexible, modulare System entwickelt sich auf diese Weise mit dem Unternehmen und passt sich dessen Wachstum an.

Nicht zuletzt wird die tägliche Arbeit deutlich erleichtert: Durch den browserbasierten Zugriff über die Cloud wird ortsunabhängige Zusammenarbeit in Echtzeit möglich und dank der einheitlichen, intuitiven Oberfläche und Filter fällt die Orientierung leicht. Apps sind einander so ähnlich, dass sich ihre Nutzungsweise intuitiv übertragen lässt.

Die CRM-Lösung erlaubt die Verknüpfung der Daten und Informationen aus verschiedenen Anwendungen und bietet eine integrierte Sicht auf den Gesamtprozess. Prozesse und Aktivitäten lassen sich leichter bewerten, die Arbeitsweisen der Abteilungen werden transparent und Workflows können optimiert werden. Anwendungs- und abteilungsübergreifende Analysen bzw. Auswertungen mit Echtzeitdaten können zur Verfügung gestellt werden, ebenso Datenvisualisierungen und Dashboards. Odoo ermöglicht damit die Verwaltung aller CRM-Prozesse: Das Team spart sich zahlreiche Wege und hohen Abstimmungsaufwand, Verzögerungen werden eliminiert und gegenseitige Abhängigkeiten werden transparenter, was wiederum hilft, die Abläufe zu verbessern.

Durch die integrierte Lösung können auch Automatisierungspotenziale leichter gehoben werden, etwa bei Angebots- und Rechnungserstellung. Zudem lassen sich Aussagen zu aktuellen Geschäftszahlen und -entwicklungen in integrierten Lösungen schneller, einfacher und genauer treffen, die Datenbasis ist valide und die Abrechnungsgenauigkeit steigt. Insgesamt erfolgt eine Steigerung der Produktivität, Qualität der Arbeitsergebnisse und damit die Steigerung des Umsatzes. Und nicht zuletzt erweist sich eine Gesamtlösung bei Einführung und Betrieb oft als günstiger als andere Systeme.

Implementierung: Aufbau, Optimierung und Digitalisierung von Prozessen

Unternehmen sind allerdings gut beraten, die Einführung einer integrierten Lösung nicht allein zu stemmen, sondern dabei auf Expertise und Best Practices von erfahrenen Partnern zurückzugreifen. Diese können von der Aufnahme der Anforderungen, Analyse der Prozesse bis zur Liveschaltung im laufenden Betrieb die Implementierung begleiten. Der Prozess beginnt mit der Anforderungsaufnahme als Basis, zum Beispiel in Form von Workshops. Dabei werden Voraussetzungen und Wünsche wie Grösse, Branche, vorhandene IT-Landschaft, die Zahl der User, das Hosting und die Auswahl der Apps geklärt.

Es ist dann wichtig, die Prozesse zu analysieren und die Ziele genau zu definieren. Dafür ist es erforderlich, die vorhandenen Daten auszuwerten. Der Systempartner stellt dabei sicher, dass hier die relevanten Fragen gestellt werden: Was sind die wichtigsten Aktivitäten, wo liegen die Schwächen, wo sind Prozesse besonders fehleranfällig? Gibt es Verzögerungen oder Doppelarbeiten? Oft kennt dann das Team die Antworten hierzu; daher ist es sinnvoll, Key User des Systems bereits frühzeitig mit einzubeziehen. Der Entscheidungsprozess und die einzelnen Schritte des Projektvorgehens sollten zudem gut dokumentiert werden.

Über eine Testdatenbank können die Odoo-Apps angesehen und die passenden Prozesse ausgewählt werden. Je näher die Anforderungen am Standard liegen, umso weniger Anpassungen sind notwendig. Dem schliesst sich die Migration an, Bestandsdaten werden in das Odoo-System übernommen. Bei Bedarf ist auch die Integration in eine bestehende IT-Struktur möglich.

Das Odoo-Dashboard (Bild: zVg)
Das Odoo-Dashboard (Bild: zVg)