Bild: Coop-Pronto-Tankstelle in Eschen (FL) (Foto: Karlheinz Pichler)

Coop Mineraloel (CMA) will mit Unterstützung der in Zürich angesiedelten Arcplace künftig die Rechnungs- und Gutschriften-Prozesse für die über 300 Coop Pronto Franchisenehmer komplett digitalisieren. Eine von Arcplace gehostete Cloud-Dokumenten-Plattform soll es dem Schweizer Mineralölunternehmen ermöglichen, markant Kosten und Ressourcen einzusparen und die Durchlaufzeiten zu verringern, heisst es in einer Aussendung dazu.

Die SMA druckt, verpackt, frankiert und verschickt laut den Infos täglich Hunderte von Papier-Rechnungen und -Gutschriften für die über 300 Coop Pronto Franchisenehmer. Diese kontrollieren anhand der Rechnungen und Gutschriften ihre Bestellungen und legen die Papierdokumente physisch in einem Ordner ab, der Ende Monat in der Regel an einen Treuhänder geschickt wird. Nun will der Mineralölkonzern die aufwändigen und kostspieligen Papier-Prozesse bis Mitte 2021 komplett durch eine digitale Lösung ersetzen. Geplant sei eine mehrsprachige digitale Plattform, welche die Rechnungen und Gutschriften als PDFs zur Verfügung stelle. Die Franchisenehmer und Treuhänder sollen über ein persönliches Login jederzeit einfach auf die rechtskonform gespeicherten und klar identifizierbaren PDF-Belege zugreifen können. Als weitere Anforderungen hat die CMA die tägliche Belegübermittlung sowie eine exakte Verlaufshistorie definiert. Monatlich sollen rund 12'000 ein- und mehrseitige Dokumente verarbeitet werden.

Die von Arcplace vorgeschlagene, in einem Schweizer Rechenzentrum gehostete und gemanagte Cloud-Lösung, basiert laut Communiqué auf der ECM-Plattform "Onbase" der Firma Hyland. Mit der Lösung könnten out-of-the-box alle Anforderungen abgedeckt werden und bei Bedarf liesse sich die Lösung mit weiteren ECM/DMS-Funktionalitäten (z.B. HR-Dossier) erweitern, heisst es. Die Belege werden demnach als PDFs direkt aus SAP übernommen, zudem umfasse die Lösung ausgeklügelte Funktionalitäten und Workflows, um Freigaben zu managen.